Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word
Mail merge mempermudah kita dalam pembuatan surat dengan jumlah
penerima atau tujuan yang banyak. Penggunaan daftar undangan di mail merge
mempermudah dan mempercepat kita dalam memperbaharui surat tanpa harus membaca
suratnya satu persatu. Berikut ini merupakan proses pembuatan mail merge dan
untuk memperjelasnya saya sertakan juga dengan gambar setiap langkah.
- Untuk
pembuatan mail merge pertama-tama kita buka dan mempersiapkan surat yang
akan kita kirim. Bentuk surat tersebut seperti surat yang biasa kita
gunakan. Misalkan kita akan membuatnya dengan menggunakan bentuk alamat
surat yang telah kita buat sebelumnya.
- Kemudian
klik ribbon Mailings
- Lalu
klik tombol Start Mail Merge
- pilih
item Step by Step Mail Merge Wizard
- Selanjutnya
pada bagian kanan akan muncul panel Mail Merge
- Pilih
opsi Letter,
karena kita akan mengirim surat.
- Lalu
klik Next: Starting Document
- Selanjutnya
pilih Use Current Document,
karena kita sudah membuka dokumen / surat yang akan kita buat mail merge
nya.
- Lalu
klik Next: Select Recepients
- Pilih
item Type a New List untuk
membuat daftar baru para undangan atau penerima / tujuan surat
- Lalu
klik Create
- Pada
dialog New Address List ketikkan data para penerima undangan / tujuan
surat.
o
Tekan tombol
keyboard TAB untuk
berpindah antar kolom
o
Klik tombol New Entry untuk memasukkan data penerima undangan
yang baru
o
Klik Delete Entry untuk menghapus sebuah data penerima
undangan
o
Gunakan tombol Customize Columns untuk mengatur kolom yang akan ditampilkan
- Setelah
selesai memasukkan data penerima undangan klik tombol OK
- Anda
selanjutnya akan diminta untuk menyimpan daftar penerima undangan tadi
- Simpan
data daftar penerima undangan/tujuan surat tersebut, sebaiknya di folder
tempat anda biasa menyimpan dokumen
- Bila
ada item / daftar undangan yang tidak ingin anda undang, hilangkan tanda
checklist yang berkenaan
- Selanjutnya
klik tombol OK
- Langkah
selanjutnya memasukkan field data ke dalam dokumen surat kita
o Bila masih ada ketikan nama perusahaan blok
teks tersebut atau Letakkan kursor di tempat Kepada Yth
o Klik ribbon mailings
o Klik tombol Insert Merge Field
o Pilih item Company Name
- Letakkan
kursor di baris dibawahnya,
- Lakukan
kembali untuk menyisipkan field Address Line1 dan field City
- Bila
tidak ada tambahan daftar undangan lagi, selanjutnya klik Next: Preview
your Letter
- Klik
tombol << dan >> untuk berpindah antar record dan melihat preview
tampilan data yang ada di dalam daftar undangan.
- Klik
tombol Exclude this recipient bila
ada record data yang sedang ditampilkan berisikan nama/perusahaan yang
tidak diundang
- Selanjutnya
klik Next : Complete the merge
- Menyelesaikan
proses mail merge:
·
Klik tombol Print untuk mencetak dokumen mail merge langsung ke
printer, atau
·
Klik tombol Edit Individual
Letters untuk membuat sebuah
file dokumen berisikan surat dengan nama penerima yang ada di daftar undangan /
tujuan surat
- Bila
anda memilih Edit individual letter maka anda akan diminta mengisikan
record data (data rekaman) mana yang akan dicetak.
o
Pilih All untuk mencetak semua record
o
Pilih Current Record untuk mencetak data yang sedang
ditampilkan
o
Atau pilih From … To
… yang diisi dengan
nomor record yang akan dicetak
o
Lalu klik tombol OK
- Anda
akan dibuatkan dokumen surat dengan penerima undangan sesuai pilihan anda
- Bila
anda memilih Print maka anda akan diminta mengisikan record data (data
rekaman) mana yang akan dicetak.
o
Pilih All untuk mencetak semua record
o
Pilih Current Record untuk mencetak data yang sedang
ditampilkan
o
Atau pilih From … To
… yang diisi dengan
nomor record yang akan dicetak
o
Lalu klik tombol OK
- Selanjutnya
anda akan dimunculkan pilihan print pilih All untuk mencetak semua dokumen
- Lalu
klik tombol OK
